Project Support Coordinator, Maradi, Niger-Job Ref. NE/SC/2008/2579

BUT DU POSTE:

Responsable de la gestion opérationnelle du projet et de la coordination avec le personnel de l’équipe sur place ainsi que de la coordination avec les partenaires. Il appuie le Programme Manager/le Lead Technique dans la gestion de l’équipe et assure l’harmonie, l’intégration et une communication efficace pour un travail orienté sur résultat. Il assure la coordination avec les services de la Finance, la Logistique, les Ressources Humaines et l’Administration, les fonctions Support des partenaires pour que leur accompagnement suive de façon cohérente le plan de mise en œuvre et travailles-en étroite collaboration sur les défis et recherche de solutions.

ETENDUE DU POSTE :

Reporte au Programme Manager /Lead Technique

Membre de l’équipe BMT

Employés devant reporter à cette position : N/A Direct : Aucun

Indirect: Aucun

Responsabilités Budgétaires :

Niveau Salarial ANNUEL: 9 289 164 à 16 720 500 Fcfa (l’offre sera fonction de l’expérience/ de l’équité interne et de la disponibilité financière). SCI offre un package compétitif de bénéfice en dehors du salaire.

Dimensions du rôle :

Le Project Support Coordination est responsable de la gestion administrative & opérationnelle du projet notamment, par sa contribution dans la planification, la mise en œuvre, le suivi et le rapportage du projet. Il/elle devra assurer la coordination avec les autres départements, les partenaires et répondre aux sollicitations de coordination externe. Il doit s’assurer que le personnel et les activités s’alignent aux règles du bailleur et bien suivis dans le temps de mise en œuvre imparti.

•  Il /elle appuie le Programme Manager/lead Technique dans la gestion du personnel affecté à l’action, suit à ce que chaque staff dispose d’un plan de travail approprié et respecté. Il/elle s’assure de la mise en place d’un mécanisme de coordination efficace, intégré et contribue à l’harmonie du groupe. Il/elle effectue d’autres tâches relatives à l’administration, à la coordination, à la logistique ou à la communication des opérations ou du programme, selon les instructions de la personne responsable des opérations.
•  Il est aussi redevable du rendement et de la qualité du travail fourni par les staffs et les partenaires en assurant la gestion administrative du projet.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

Responsabilités techniques :

•  S’assurer du respect des calendriers et de la mise à jour du Plan de travail global basé sur un plan de redevabilité selon les fonctions
•  En collaboration avec les Awards, les MEAL et l’équipe du projet, prépare et coordonne l’organisation des Kick off, les ateliers de revue et les leçons apprises
•  S’assurer que les activités sont implémentées selon le calendrier contractuel dans le strict respect des règles bailleur
•  S’assurer que tous les documents stratégiques et nécessaires pour les besoins d’audit sont bien en place, archivés et à jour (PRIME, PAR, IPTT, Plan MEAL, plan d’achat, plan de recrutement, phasing/forecast , rapports d’activités …etc). La revue du PART, Plan d’Achat est attendue tous les 3 mois.
•  S’assurer de la compilation des mouvements semaine à travers la planification validée et la coordination avec le Coordo Renforcement de capacité en compétence de vie, la Coordo Genre et équité, coordo, MEAL la logistique et le SSO pour leur facilitation et rapporte au Lead Technique les préoccupations majeures
•  Assure les relations administratives du projet avec les services techniques, partenaires de mise en œuvre et s’assure que toute communication du projet est bien véhiculée
•  Coordonne les formalités logistique, administrative et financière des activités terrain, atelier et toute réunion en lien avec le projet en soutien aux équipes techniques
•  Suivre la préparation des visites Membres, bailleurs et les activités conjointes Partenaires
•  Consolide et suit les achats du projet et les distributions /mise à disposition du matériel acquis
•  S’assurer que l’équipe du projet est en place et dispose des moyens adéquats pour leur mission, le plan de formation et les évaluations de performance
•  S’assurer que les MoU et les activités des partenaires sont suivis et évalués régulièrement
•  S’assurer de la mise en place des plans de mitigations des risques par rapport à l’action et sa tenue à jour
•  Alerter régulièrement le Programme Manager/lead Technique sur les aspects à risque identifié : retard d’implémentation, retard dans les approvisionnements, risque CSG, underspent , overspent, non-respect des règles bailleurs ou SCI…etc.
•  Soutenir ou couvrir au besoin le rôle du point focal Sauvegarde et contribuer aux sensibilisations de l’équipe sur les politiques /procédures SCI (Safeguarding, politique antifraude, code de conduite, PSEAH …etc)
•  Suivre la Co préparation et la coanimation de la revue mensuelle de l’avancée du projet avec un plan d’action approprié, conseille et oriente pour l’adaptation opérationnelle, réorientation de ressources, restructuration de l’équipe …etc
•  Gérer efficacement les relations avec les partenaires et orienter vers les solutions pour les éventuels défis : accompagnement nécessaire, visite, mise à jour d’un plan de renforcement de capacité, évaluation de capacité…etc.
•  Représenter activement Save the Children, le programme au besoin pour toutes les réunions de coordination externe et produire les comptes rendus pour action selon mandat reçu
•  Soutient les rapports de revue, les rapports intermédiaires et les évaluations rapides initiées ainsi que les contributions aux sitreps, notes d’information et autres matériels de communication sollicités, success stories, étude de cas , rapport visite partenaire …etc.
•  Promouvoir, respecter et faire respecter les règles du bailleur et les politiques et procédures SCI en matière des bonnes pratiques
•  Participe pleinement aux activités de collecte de données, contribution aux questions stratégiques ou tout autre domaine d’intérêt de l’organisation

Autres

•  Réaliser toute autre tâche confiée par le Superviseur ;
•  Adhérer rigoureusement à la politique de défense de l’enfant de SC et toutes les autres politiques de SC, notamment celles relatives à la sécurité, et la prévention de la fraude

Politique de défense de l’enfant

En collaboration avec le Point Focal politique de Défense de l’Enfant :

•  S’assurer que chaque partenaire a signé la politique de Sauvegarde de l’enfant et le code de bonne conduite de Save the Children et qu’il l’applique au quotidien ;
•  Détecter et dénoncer les cas d’abus éventuels commis sur les bénéficiaires et des autres enfants et prendre les mesures appropriées en se référant à la Politique de Protection de SC ;
•  Promouvoir la Politique de Sauvegarde de l’Enfant auprès des agents étatiques et les ONG locales.

Le titulaire de rôle est tenu d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCE ET ATTRIBUTS

QUALIFICATIONS

Détenteur de diplômes de Licence en Sciences sociales, Droit ou dans des domaines connexes

EXPERIENCE ET COMPETENCES

•  Au moins 3 ans d’expérience en gestion de projet dans des contextes difficiles et insécures,
•  Capable d’appuyer une équipe qui travaille dans des endroits reculés,
•  Expérience avérée en gestion de subvention, incluant le contrôle financier et budgétaire efficaces, et la production des rapports pour les bailleurs,
•  Très bonne compétence en gestion du personnel, modération, prévention et règlement des conflits, et renforcement de capacité,
•  Capacité à représenter Save the Children, promouvoir et faire le plaidoyer pour les droits des enfants, et maintenir des bonnes relations au niveau provincial avec les bailleurs, les agences des Nations Unies, les organisations non-gouvernemental nationales et internationales, et les autorités locales,
•  Capable de communiquer couramment en français écrit et oral

Désirable :

•  Expérience professionnelle dans la région des Grands Lacs d’Afrique,
•  Connaissance et expérience professionnel de l’approche programmatique des droits de l’enfant,
•  Familiarité avec les normes et les standards de travail de Save the Children International

Nature du contrat: National

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